Polityka Prywatności
i Plików Cookies

Dbałość o poufność i bezpieczeństwo Twoich danych jest dla nas priorytetem. Niniejsza Polityka Prywatności wyjaśnia, jak zbieramy, przetwarzamy i chronimy dane osobowe użytkowników naszej strony internetowej oraz naszych klientów.

Niniejsza polityka prywatności dotyczy również aplikacji mobilnej Kinga Biuro Rachunkowe, dostępnej dla klientów biura. Zasady przetwarzania danych opisane poniżej mają zastosowanie zarówno do strony internetowej, jak i do aplikacji mobilnej.

1. Administrator Danych Osobowych

2. Cele i Podstawy Prawne Przetwarzania

Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:

• Realizacja usług księgowych — na podstawie zawartej umowy lub działań dążących do jej zawarcia (Art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Kontakt i obsługa zapytań — poprzez formularz kontaktowy lub e-mail (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes).
• Wypełnienie obowiązków prawnych — wystawianie faktur, przechowywanie dokumentacji podatkowej, raportowanie do US i ZUS (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Marketing i analityka — ulepszanie strony i oferty na podstawie Twojej zgody (Art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Ustalenie i dochodzenie roszczeń — prawnie uzasadniony interes administratora (Art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3. Zakres Przetwarzanych Danych

W zależności od celu, możemy przetwarzać:

• Imię i nazwisko / nazwa firmy
• Adres e-mail i numer telefonu
• Numer NIP i REGON
• Adres zamieszkania lub siedziby
• Dane finansowe (w ramach realizacji usług księgowych)
• Adres IP i dane z plików cookies (strona internetowa)

Podanie danych jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia umowy i świadczenia usług. Bez ich podania nie będziemy mogli np. wysłać deklaracji do Urzędu Skarbowego czy wystawić faktury.

Skanowanie faktur w aplikacji mobilnej: w ramach funkcji skanowania faktur przetwarzamy zdjęcia dokumentów wyłącznie w celu automatycznego odczytania numeru faktury, NIP-u sprzedawcy i kwoty. Zdjęcia nie są trwale przechowywane po zakończeniu przetwarzania.

Konta użytkowników aplikacji mobilnej: klienci korzystający z aplikacji posiadają indywidualne konta zabezpieczone adresem e-mail i hasłem. Hasła przechowywane są w formie zaszyfrowanej (zahaszowanej) przez usługę Firebase Authentication (Google LLC) i nie są znane administratorowi w formie jawnej.

4. Odbiorcy Danych

Twoje dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom trzecim:

• Organy publiczne (Urząd Skarbowy, ZUS, GUS, KAS) — wyłącznie w zakresie wymaganym przepisami prawa
• Dostawcy oprogramowania księgowego i systemów IT
• Operatorzy pocztowi i firmy kurierskie
• Google LLC — w zakresie usługi Google Analytics (analityka strony internetowej)
• Google Cloud / Firebase (Google LLC) — w zakresie przechowywania danych w bazie danych aplikacji mobilnej, uwierzytelniania kont użytkowników oraz przetwarzania zdjęć faktur w celu automatycznego rozpoznawania danych (OCR)
• Podmioty świadczące usługi doradcze lub prawnicze (jeśli dotyczy)

5. Okres Przechowywania Danych

• Umowy — przez czas trwania umowy oraz okres przedawnienia roszczeń (zazwyczaj 5–6 lat)
• Zapytania przez formularz — do czasu udzielenia odpowiedzi lub wycofania zgody
• Dokumentacja podatkowa — zgodnie z wymogami prawa, zazwyczaj 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku
• Dane analityczne (Google Analytics) — zgodnie z polityką Google, domyślnie 26 miesięcy

6. Twoje Prawa

Zgodnie z RODO przysługują Ci następujące prawa. Aby je zrealizować, skontaktuj się z nami pod adresem: kinga@kingabiuro.pl

7. Pliki Cookies

Nasza strona korzysta z plików cookies (ciasteczek) w następujących celach:

• Cookies analityczne — Google Analytics zbiera anonimowe dane o sposobie korzystania ze strony (liczba odwiedzin, czas spędzony na stronie, źródło ruchu). Dane te pomagają nam ulepszać serwis.
• Cookies funkcjonalne — niezbędne do prawidłowego działania strony.

Możesz w każdej chwili zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej lub wycofać zgodę klikając przycisk "Ustawienia cookies" w pasku powiadomień.

Więcej informacji o tym jak Google przetwarza dane analityczne znajdziesz na: policies.google.com/privacy

8. Automatyzacja i Profilowanie

Państwa dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym nie będą profilowane w rozumieniu art. 22 RODO.

9. Zmiany w Polityce Prywatności

Zastrzegamy sobie prawo do aktualizacji niniejszej polityki w celu dostosowania jej do zmieniających się przepisów prawa lub zmian w ofercie biura. O istotnych zmianach poinformujemy poprzez stosowny komunikat na stronie internetowej.

10. Usunięcie konta w aplikacji mobilnej

Aby usunąć swoje konto w aplikacji mobilnej Kinga Biuro Rachunkowe wraz z powiązanymi danymi, wyślij prośbę na adres e-mail: kinga@kingabiuro.pl, podając w tytule wiadomości "Usunięcie konta" oraz adres e-mail, na który konto zostało założone.

Po weryfikacji tożsamości, w ciągu 14 dni roboczych usuniemy z systemu:

• dane konta (imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, hasło),
• historię zgłoszeń i wiadomości przesłanych przez aplikację.

Niektóre dane możemy być prawnie zobowiązani zachować przez dłuższy okres — dotyczy to dokumentacji księgowej i podatkowej, zgodnie z obowiązującymi przepisami (patrz punkt 5 niniejszej polityki).